名古屋市消防局様が扱う申請の多くは、専門的な審査を必要とします。特に、大規模な危険物施設の新設や変更に関する審査では、手数料が数十万円という高額になるケースも珍しくありませんでした。

キャッシュレス決済が導入される以前は、支払い方法が「現金」のみ、かつ「各区の消防署窓口での対面払い」のみと定められていました。

そのため、申請者は以下のような負担がありました。

• 1.高額な現金の準備：銀行などで高額の現金を引き出し、それを紛失しないよう注意しながら消防署まで持参する必要があった。
• 2.時間・場所の制約：支払いのため、平日の開庁時間内に管轄の消防署窓口まで出向く必要があった。

キャッシュレス決済が普及する中、公的機関の手数料支払いが依然として現金のみであることは、利用者の利便性に課題がありました。

課題は申請者側だけではありませんでした。手数料を徴収する職員にとっても、「現金管理」は大きな事務負担となっていました。

公金（公の機関が徴収・管理する金銭）の取り扱いは、厳格な管理が求められます。1円の誤差も許されないため、日々の集計や照合には細心の注意が必要でした。

また、窓口で受け取った現金を、会計を担当する総務課へ引き継ぐまでのプロセスも煩雑でした。
受け取った現金の保管、日次の締め処理、帳票の作成、そして総務課への現金の受け渡しと、複数部署にまたがる確認・照合業務が発生していたのです。

これらの現金管理業務は、本来注力すべき「火災予防」のための専門的な審査や指導といったコア業務の時間を圧迫する要因の一つとなっていました。

このような背景から、国全体のデジタル化推進の流れもあり、まずは「電子申請システム」の導入が検討されるのを契機に、「申請がデジタル化されるならば、決済もデジタル化しなければ、本当の利便性向上には繋がらない」という考えのもと、手数料のキャッシュレス化が本格的に検討されることになりました。

導入当初は、窓口でのQRコード読み取りや空メール送信など、操作面で申請者から戸惑いの声もあったといいます。

高橋様：「操作方法を分かりやすく記載したマニュアルを作成し、職員が丁寧に口頭でサポートすることで、不安の解消に努めました。一度経験していただければ、次からはスムーズに利用されています。
現在ではキャッシュレス決済の利用者は右肩上がりに増加しており、利便性を評価する声が寄せられています」

高橋様：「一番は、高額の現金を取り扱う心理的なプレッシャーと、その後の集計・管理業務から解放されたことが大きいです」

従来発生していた、現金を総務課へ引き継ぐための煩雑な事務フローが大幅に改善。現金のデータがシステム上で管理可能なため、ヒューマンエラーのリスクも軽減可能です。

高橋様：「職員が、現金管理や帳票作成にかけていた時間を、本来のミッションである『火災予防』のための審査（図面の確認）や、施設への立入検査の準備といった専門業務により多く振り分けられるようになりました。これは組織にとって非常に大きなメリットです」

高橋様：「公的機関である名古屋市には、セキュリティポリシーや会計処理において、民間企業とは異なる厳格な規制や独自のルールが多数存在します。導入にあたっては、DGFTの担当者の方が市の規制とシステムの仕様をどう擦り合わせるか、粘り強く調整作業を行ってくれました」

また高橋様は、システムのメンテナンス情報なども逐一丁寧な報告があり、運用開始後も安心してシステムを任せられているといいます。

この成功体験を踏まえ、さらなる市民サービスの向上を検討しています。

高橋様：「支払手段は、多ければ多いほど市民の利便性に繋がると考えています。昨今のQRコード決済の急速な普及を鑑み、以前検討していた『Cloud Pay Neo(クラウドペイネオ)』（QRコード決済）についても、再検討したいと考えています」

高橋様：「また、DGFTへは『Veritrans4Gの管理画面のカスタマイズ性向上』を期待しています。例えば、会計処理に必要なデータを特定の形式で抽出しやすくするなど、より業務フローに最適化された機能があれば、さらなる効率化が図れるからです。」

梶原様：「名古屋市全体で見れば、残念ながらまだ他部局では現金の取り扱いが多いのが実情です。しかし、私たちがこの取り組みを成功させ、その利便性が証明されたことで、局内全体のDX推進の良いきっかけになればと願っています」

手数料のキャッシュレス化は、市民の利便性を高めると同時に、職員を煩雑な業務から解放する確かな一歩となりました。

DGFT営業担当と名古屋市消防局のみなさま

名古屋市消防局様による手数料のキャッシュレス化は、市民の利便性向上と、職員の業務負担軽減という二つの課題を解決する確かな一歩となりました。現金の取り扱いという従来の慣習を見直し、キャッシュレス決済を柔軟に取り入れることで、より円滑な行政サービスの提供が可能です。

DGFTは、さらなるお客さまの利便性向上とキャッシュレス決済の浸透に向けて取り組んでまいります。