キャッシュレス決済導入で円滑な展示会・イベント運営を!メリットとチェックポイントをご紹介

2020/05/07

キャッシュレス決済導入で円滑な展示会・イベント運営を!メリットとチェックポイントをご紹介

展示会や即売会、ファミリーセールといった1日~数日間のイベントは投入できるリソースが限られていることもあり、現場スタッフの現金の管理や会計対応の負担は小さくありません。キャッシュレス決済は、こういった展示会運営における問題を解決できるメリットがあります。

現在はキャッシュレス決済の普及期です。展示会などのイベントの来場者側からもキャッシュレス決済を利用したいというニーズが年々高まっています。

今回は、事業者が展示会などのイベントに出展する際にキャッシュレス決済を導入するメリットやチェックポイントを解説します。おすすめの決済サービスも紹介しますので、参考にしてください。

1. 展示会でキャッシュレス決済を導入するメリット

展示会でのキャッシュレス決済の導入メリットは、単に決済にかかる負担を軽減するだけではありません。その他にどのようなメリットがあるのか具体的に解説します。

キャッシュレス決済を導入するメリット

  1. 決済時の利便性が向上することで、売上・客単価がアップする可能性
  2. お金の管理や準備が楽になる
  3. 海外からの来場者にもスムーズに対応できる
  4. スムーズな支払い手続で機会損失を最小限にできる

1-1. 決済時の利便性が向上することで、売上・客単価がアップする可能性

展示会のような場で顧客が望む決済手段はさまざまです。例えば、利用特典として決済金額に応じてポイントが付与されるスマホ決済もあるため、スマホ決済で支払いたいというニーズがありえます。また、展示会で出費が予想外にかさんでしまい現金の手持ちが不足しているが、買い逃しのないようにクレジットカードで支払いたいというケースもあるでしょう。現金決済は手間がかかるため、なるべく避けたいという顧客もいます。

キャッシュレス決済を導入していれば、こういった幅広いニーズに対応できます。売り逃がしの防止にも効果があるでしょう。気軽に決済できる環境が整っていれば来場者の需要喚起につながり、客単価の上昇も期待できます。

1-2. お金の管理や準備が楽になる

展示会の場で現金を扱う際は、防犯のために簡易金庫を用意するのが一般的です。また、釣銭も準備しなければなりません。

キャッシュレス決済であれば、こういった手間を減らせます。 現金を管理する現場スタッフの負担が減るので余裕が生まれ、積極的な営業活動や商談に時間を割けるでしょう。また、用意すべき現金も少なくできるため、 盗難の心配も軽減できます。

さらに、飲食物を扱う展示会でもキャッシュレス決済であればスタッフが現金に触れることがないため、衛生面の向上も期待できます。

1-3. 海外からの来場者にもスムーズに対応できる

海外には日本よりもキャッシュレス決済が普及している国や地域が多く、現金以外の決済手段を好む傾向があります。また、外国人旅行者は現金の日本円が不足すれば新たに現金を用意することが難しくなります。キャッシュレス決済に対応していれば、海外からの来場者に対しても利便性をアピールできます。

特に、国際ブランドのクレジットカードで決済できれば、幅広い国や地域からの来場者に対応できるでしょう。

1-4. スムーズな支払い手続で機会損失を最小限にできる

展示会では人員も限られており、不測の事態が発生することも多いものです。例えば、来場者が殺到して順番待ちさせてしまったり、会計ミスによって決済手続きがストップしたりすることもあります。釣銭不足や来場者の手持ちの現金の不足によって決済ができないというケースもあるでしょう。こういったトラブルは、販売機会の損失につながりかねません。

また展示会では、近隣に金融機関やATMなどがないことも多くあります。窓口が閉まる土日祝日に開催される場合、近くにあるATMに利用者が殺到してスムーズに現金を下ろせない恐れもあるでしょう。

キャッシュレス決済であれば、こういった問題に悩まされる心配が減ります。現金の計算ミスや釣銭不足といったトラブルもなくなるでしょう。キャッシュレス決済の会計手続きはスムーズなので、来場者を待たせる時間も減らせます。

2. 展示会でキャッシュレス決済を導入するときの注意点

展示会でキャッシュレス決済を導入するとさまざまなメリットがありますが、いくつか注意点もあります。ここでは、導入にあたって気をつけるべきポイントを具体的に紹介します。

展示会でキャッシュレス決済を導入するときの注意点

  1. 導入には審査がある
  2. 決済手数料がかかる
  3. インターネットに接続できる環境がないと使えない
  4. 不測の事態に備えて、現金決済の準備もあわせて必要

2-1. 導入には審査がある

キャッシュレス決済サービスは利用にあたって審査があるため、申し込みをしてもすぐに導入できるわけではありません。利用開始できる目安は、申し込み後数日〜2週間後です。万一審査に通過できなかった場合には、複数の会社に申し込みをしなければならないこともあります。

導入を検討している場合は、展示会の直前ではなく準備期間に余裕を持って動くようにしましょう。サービスごとに導入の目安となる期間を調べておいたり、早い段階から問い合わせたりすることが大切です。

2-2. 決済手数料がかかる

キャッシュレス決済は決済手数料がかかります。とにかく導入すればいいというわけではなく、費用対効果を考えることが大切です。決済手数料以外にも、初期費用や月額費用、売上金の振込手数料といったコストがかかることもあります。決済サービスは非常に多くの種類があるため、コスト面にも注目して比較しましょう。

少額の決済がメインであったり、そもそも決済頻度が少なかったりする場合には、労力や費用をかけてまで導入するメリットが少ない可能性もあります。事前に決済代行会社に相談して、慎重に検討することが重要です。

2-3. インターネットに接続できる環境がないと使えない

キャッシュレス決済は、基本的にインターネット環境がなければ使用できない点にも注意が必要です。出展会場にWi-Fiがあるか、携帯電話の電波が入るかなど、通信環境は事前に確認しておかなければなりません。

Wi-Fi接続が不安定な会場では、決済手続きに時間がかかったり通信が中断したりする可能性があります。基本はWi-Fiで利用して、必要に応じて4G回線に切り替えるといったバックアップを用意しておくのもおすすめです。なお、4G回線を利用する場合は、通信費についても確認しておきましょう。

2-4. 不測の事態に備えて、現金決済の準備もあわせて必要

キャッシュレス決済を導入したからといってそれに頼り切らず、念のため現金決済にも対応できるように準備しておきましょう。

キャッシュレス決済にはクレジットカード、デビットカード、電子マネー、QRコードなどさまざまな種類があります。展示会やイベントでは、来場者が出展者側の用意した決済手段で支払えるとは限りません。また、日本国内では現金決済がまだまだ主流です。単一の決済手段に依存してしまうのはリスクがあります。

また、電源や通信環境のトラブルでキャッシュレス決済サービスが利用不能に陥る恐れもあります。キャッシュレス決済メインで運用するとしても、あわせて現金決済の準備もしておくのがベストでしょう。

3. 展示会ではスマホ・タブレットで使えるモバイル決済がおすすめ

展示会で使用するキャッシュレス決済は、スマホ・タブレット端末で使えるモバイル決済サービスが便利です。ここでは、おすすめの2つのサービスを紹介します。

■mPOS(エムポス)
mPOS

mPOS(エムポス)とは、スマホアプリと専用のカードリーダーを利用して、手持ちのスマホやタブレット端末で簡単に決済ができるサービスです。

支払い方法の流れとしては、下記の通りです。

  1. 事業者側でmPOSアプリに決済金額を入力
  2. 消費者のクレジットカードを専用のカードリーダーに挿入
  3. 消費者が暗証番号の入力またはサインを行う
  4. mPOSアプリで決済情報を確認。決済が完了
クレジットカードの場合

主要国際ブランドや銀聯カードでのクレジットカード決済のほか、PayPay、LINE Pay、d払い、AliPay、WeChat Payといった国内外のQRコード決済にも対応しているため、訪日外国人向けの決済手段としてもおすすめです。アプリは日本語、英語、中国語、インドネシア語、ベトナム語の5カ国語に対応しています。本サービスのシステム・運用設計は国際セキュリティ基準であるPCI DSSに完全準拠しています。また、スマホ決済におけるセキュリティガイドラインにも準拠。カード情報は暗号化されて端末には一切保存されないため、取引は安全に処理されます。

■Cloud Pay(クラウドペイ)
CloudPay

Cloud Pay(クラウドペイ)とは、1つのQRコードを設置するだけで、さまざまなQRコード決済を利用できるサービスです。

支払い方法の流れとしては、下記の通りです。

  1. 事業者側が支払金額を提示
  2. 消費者が支払いをする決済アプリを起動
  3. 消費者が店頭のQRコードを読み取り
  4. 消費者が支払金額を入力
  5. 店舗側のアプリで決済情報を確認。決済が完了
クラウドペイの支払いの流れ

2020年3月現在ではd払い、Alipay、KakaoPayなどに対応しており、今後はWeChat Pay、メルペイ、LINE Payにも順次対応していきます。国内の来場者はもちろん、中国や韓国からの来場者に対応したい場合にもおすすめです。

手持ちのPCやスマホ、タブレット端末のみで利用できるので、専用機器を設置する必要はありません。また、端末上で毎日の売上データを確認する機能もあります。導入の手間が少ないだけでなく、初期費用と月額固定費は無料なので、展示会向けとして気軽に導入できる点がメリットです。

Webからのお申込み後、1~2ヶ月ほどで審査結果がメールによって通知されます。審査通過後は事務局から送付されるQRコードを設置すればすぐに決済が可能です。

4. まとめ

展示会やイベントでは、時間や人的リソースが限られており、特に決済が必要な場面ではお金の管理が大変だという問題があります。キャッシュレス決済を導入すれば、現場スタッフの負担が減って商談に注力できるだけでなく、来場者の利便性も向上するので、機会損失を防いで売上アップにもつながることが期待できるのです。

展示会でキャッシュレス決済を導入する際は、来場者のニーズに合った決済手段に対応しているサービスを導入するのが何より大事だといえます。会場の電源や通信環境をチェックし、導入までのスケジュールにもしっかり余裕を持ちつつ、最適なサービスを選びましょう。

デジタルガレージグループでは、展示会などのイベントの場でもスムーズな決済をサポートできる「mPOS(エムポス)」や「Cloud Pay(クラウドペイ)」などのソリューションを提供しています。展示会でキャッシュレス決済の導入をお考えの事業者さまは、お気軽にご相談ください。

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