EC運用時の入金消込とは?自動化して効率性と正確性をアップ!

2021/01/21

EC運用時の入金消込とは?自動化して効率性と正確性をアップ!

ECサイトを運用する場合、実店舗での対面取引と異なり、商品・サービスが購入され売上が発生してから、入金されるまでタイムラグが生じることが多くあります。このような場合、お客様から銀行振込などで入金された後にデータ上の売掛金と実際の入金金額に相違がないか支払明細と照らし合わせながら確認し、売掛金情報を消去する作業が「入金消込」です。

入金消込は、手間がかかるだけでなくミスも発生しやすい作業です。そこで、システム化することで作業を効率化し、正確性を保つことをおすすめします。本記事では入金消込を自動化するメリットや具体的な方法を紹介します。

入金消込作業は面倒&ミスが発生しやすい

入金消込では、未入金の売上と入金情報を一つひとつ突き合わせて確認していく必要があります。BtoB取引の場合は掛け取引であっても月ごとにまとめて請求することが可能なため比較的手間がかかりません。一方、BtoC取引では注文単位で消込作業をしなければならず、膨大な手間がかかります。

また、入金消込はミスが生じやすい作業です。例えば、売掛と入金情報を突き合わせるために情報を手入力したり、目視で確認したりしていると、どうしてもミスが避けられません。その結果、未回収の売掛を見逃す、二重請求が起こるなどのリスクがあるのです。

銀行振込で入金消込ミスが出やすい理由

特に、銀行振込によって入金される場合はミスが起こりやすいため注意が必要です。ここでは銀行振込の際に入金消込のミスが発生しやすい4つの理由を紹介します。

1.振込名義の確認作業が難しい

銀行振込の入金データを元に入金消込を行う場合、主に日付と金額、振込人名を手がかりに突き合わせます。しかし、表示される振込人名はカタカナとなっているため判読しにくく、事業者側の購入者データと表記が異なるケースも多いのが難点です。

また、購入者名と振込人名がそもそも違うなど、購入者に確認の連絡をしなければならない場合もあります。

2.請求金額と入金額が異なる可能性がある

銀行振込では、購入者自身が請求内容を元に金額を打ち込むため、金額に相違が発生することがあります。これが原因でデータの突き合わせが難しくなり、本来入金されているはずの売掛金が未処理のままになってしまうという結果にもつながりかねません。

また、このように入金額の相違が生じた場合は、不足分の入金をユーザーに依頼したり、超過分を返金したりといった手間が生じます。

3.エクセルなどでの消込処理の際、入力ミスが出てしまう

エクセルを利用して消込処理を行う場合、通帳から入金日、入金名義、入金金額をシートに入力し、適合する注文番号や顧客番号などの情報も入力する必要があります。ここで、入力漏れや入力し忘れといった人為的ミスが発生しやすくなります。

4.未入金分を繰越請求した際の管理が煩雑

当月中に代金を回収できなかった場合は、次月に合算して繰越請求する必要があります。この場合、前月までの繰越残高と当月の請求金額を把握した上で、消込作業をしなければなりません。その結果、経理業務が煩雑になり、ミスの原因になってしまいます。

エクセルを使った入金消込作業の課題

入金消込作業を効率化するために多くの企業でエクセルを使用した消込作業が行われています。エクセルを使用すると確かに効率化は可能ですが、それでもいくつかの課題が残ります。

エクセルを使った入金消込で一般的なのは、入金管理表のシートを作って銀行通帳から入金情報を転記し、目視で突き合わせるというやり方です。この場合、転記をする際に誤った情報を入力してしまうなどのミスが発生する可能性があります。

また、エクセルからさらに別の会計ソフトに入力し直すとなるとかなりの手間と時間かかり、見落としや入力間違いも発生しやすいため、ミスを防ぐ対策が必要です。

データの照合に悩む人の画像

関数やマクロ機能は便利だが作業が属人化する

SUMIFやVLOOKUPといった関数を使う、頻繁に行う作業をマクロに登録するといった方法で、より効率化を図っているケースもあります。しかし、こうした数式や機能を盛り込んでいくうちにどんどん構造は複雑になり、使いこなすには一定以上の知識やスキルが必要になります。

そのため、取引先や作業内容が変わったり、経理担当者が退職したりすることで、スムーズに対応できなくなる可能性もあるでしょう。そこで、状況が変化したとしても問題なく継続できるような対策が求められます。

加えて、注文件数が増えれば増えるほど入力や関数の設定といった作業が煩雑となり、経理部門に負荷をかけることとなります。エクセルを使って入金消込作業を効率化しつつ、担当者の負担が増えない仕組みを作ることも必要です。

入金消込を自動化(システム化)するメリット

手間がかかりミスが発生する可能性もある入金消込ですが、システム化・自動化することで負担軽減やミス削減ができる可能性があります。

実際に、最近では入金消込を自動化してくれるサービスや会計ソフトも出てきています。また、決済代行会社が提供する銀行決済サービスを利用すれば、請求から入金確認、自動入金消込までワンストップで行うことが可能です。

1.業務の効率性と正確性が飛躍的に向上する

入金消込を自動化すると、エクセルなどを使って手入力したり、目視で確認したりする方法に比べて、業務が圧倒的に楽になります。

また、リアルタイムで入金消込されるため、その都度入金状況を確認する手間を省くことが可能です。入金消込作業が大幅に効率化し、スピーディーになります。
取引先や注文件数が多くなればなるほど、自動化のメリットを大きく感じられるでしょう。

さらに、自動化することで人為的ミスを軽減できる点も魅力です。時間や手間が削減できるだけでなく、担当者がミスのプレッシャーから解放されることで、精神的負担も軽くなります。

2.経理業務の属人化からの脱却

人の手で一件ずつ入金消込していく方法だと、担当者によってスピードや正確性に差が出てしまう点が課題です。特に、経験豊富な担当者が全てを把握しているような場合、その人が退職してしまうと業務が滞る可能性があり、大きなリスクにつながります。

また、先述した通り、エクセルで管理していると設定された関数やマクロなどが複雑になってしまい「シートの作成者しか仕組みがわからない」、「改修やメンテナンスが難しい」といった問題が起こりがちです。

そこで、入金消込を自動化・システム化するソフトやサービスを利用すれば、専門的なスキルや経験がなくても対応できるため、入退職や配置転換で担当者が入れ替わった場合でもスムーズに対応できます。

DGフィナンシャルテクノロジーの銀行決済なら面倒な入金消込を自動化できる

DGフィナンシャルテクノロジー(DGFT、旧ベリトランス)は、全国の主要金融機関や、ゆうちょ銀行のATM、インターネットバンキングで、支払用番号を入力するだけで支払いが完了する、Pay-easy(ペイジー)をベースとしたペーパレスな銀行決済・銀行ネット決済を提供しています。利用可能銀行数は業界トップクラスで、1,000以上の金融機関からの利用が可能です。

DGフィナンシャルテクノロジー(DGFT、旧ベリトランス)の銀行決済は、オンラインで処理が完結するため、払込票を郵送する手間やコストが発生しません。入金通知についても、リアルタイムで管理画面より確認することができ、さらに入金消込が自動化されるため経理処理の負担を軽減します。

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