銀行振込の入金データを元に入金消込を行う場合、主に日付と金額、振込人名を手がかりに突き合わせます。しかし、表示される振込人名はカタカナとなっているため判読しにくく、事業者側の購入者データと表記が異なるケースも多いのが難点です。

また、購入者名と振込人名がそもそも違うなど、購入者に確認の連絡をしなければならない場合もあります。

銀行振込では、購入者自身が請求内容を元に金額を打ち込むため、金額に相違が発生することがあります。これが原因でデータの突き合わせが難しくなり、本来入金されているはずの売掛金が未処理のままになってしまうという結果にもつながりかねません。

また、このように入金額の相違が生じた場合は、不足分の入金をユーザーに依頼したり、超過分を返金したりといった手間が生じます。

エクセルを利用して消込処理を行う場合、通帳から入金日、入金名義、入金金額をシートに入力し、適合する注文番号や顧客番号などの情報も入力する必要があります。ここで、入力漏れや入力し忘れといった人為的ミスが発生しやすくなります。

当月中に代金を回収できなかった場合は、次月に合算して繰越請求する必要があります。この場合、前月までの繰越残高と当月の請求金額を把握した上で、消込作業をしなければなりません。その結果、経理業務が煩雑になり、ミスの原因になってしまいます。

SUMIFやVLOOKUPといった関数を使う、頻繁に行う作業をマクロに登録するといった方法で、より効率化を図っているケースもあります。しかし、こうした数式や機能を盛り込んでいくうちにどんどん構造は複雑になり、使いこなすには一定以上の知識やスキルが必要になります。

そのため、取引先や作業内容が変わったり、経理担当者が退職したりすることで、スムーズに対応できなくなる可能性もあるでしょう。そこで、状況が変化したとしても問題なく継続できるような対策が求められます。

加えて、注文件数が増えれば増えるほど入力や関数の設定といった作業が煩雑となり、経理部門に負荷をかけることとなります。エクセルを使って入金消込作業を効率化しつつ、担当者の負担が増えない仕組みを作ることも必要です。

入金消込を自動化すると、エクセルなどを使って手入力したり、目視で確認したりする方法に比べて、業務が圧倒的に楽になります。

また、リアルタイムで入金消込されるため、その都度入金状況を確認する手間を省くことが可能です。入金消込作業が大幅に効率化し、スピーディーになります。
取引先や注文件数が多くなればなるほど、自動化のメリットを大きく感じられるでしょう。

さらに、自動化することで人為的ミスを軽減できる点も魅力です。時間や手間が削減できるだけでなく、担当者がミスのプレッシャーから解放されることで、精神的負担も軽くなります。

人の手で一件ずつ入金消込していく方法だと、担当者によってスピードや正確性に差が出てしまう点が課題です。特に、経験豊富な担当者が全てを把握しているような場合、その人が退職してしまうと業務が滞る可能性があり、大きなリスクにつながります。

また、先述した通り、エクセルで管理していると設定された関数やマクロなどが複雑になってしまい「シートの作成者しか仕組みがわからない」、「改修やメンテナンスが難しい」といった問題が起こりがちです。

そこで、入金消込を自動化・システム化するソフトやサービスを利用すれば、専門的なスキルや経験がなくても対応できるため、入退職や配置転換で担当者が入れ替わった場合でもスムーズに対応できます。